鼓楼区东街口有一家在福州本地经营了八九年的美容美发连锁店叫尚美造型在福州大概有五六家分店客流量比较大尤其是周末的时候一位难求。店长吴经理跟我说他们最大的痛点就是预约和对账这两件事预约方面客人打电话或者微信约时间经常撞期安排不合理导致客人等很久或者技师空闲着没事做对账方面每个月底财务要对五六家店的消费记录手工核对应酬经常加班到深夜还容易出错真的非常痛苦。
手工预约和对账的低效有多严重
吴经理说他们原来的预约方式就是每个店有一本纸质预约本客人打电话来前台就在本子上记上名字时间技师名字但是问题特别多一开始是本子只有一本当前台忙的时候其他人不知道预约情况可能会重复预约同一个时间段造成冲突客人到了之后发现没位置了非常生气。另外是客人临时改约或者取消的时候本子上涂改得很乱看不清原本的信息容易搞混出错引发客诉纠纷每个月因为预约问题导致的投诉大概有五六起真的很影响心情和品牌形象。
对账方面就更痛苦了每家店每天的营业额流水消费明细充值记录都要记录在一个Excel表格里面月底的时候财务要把五六家店的数据合并核对统计技工业绩计算提成核算耗材成本等等。这个过程通常需要三到四天时间而且因为各店记录格式不完全统一经常有对不上的地方需要一家家去核查确认有时候为了几十块钱的差异要折腾大半天真的非常浪费时间精力和人力成本。
预约管理系统上线后有什么改善
我们给尚美造型做的是一套集预约管理会员管理消费记录库存管理于一体的SaaS系统所有门店数据实时同步统一管理。预约方面客人可以通过微信公众号或者小程序自助选择门店时间和喜欢的技师直接在线预约系统自动检测冲突避免重复预约预约成功后会收到确认短信和到场提醒大大减少了爽约和撞期的情况发生了。
对账方面系统自动记录每一笔消费每一笔充值每一笔消耗生成标准化的报表财务只需要登录后台导出数据就可以了不需要再手工合并Excel了对账时间从原来的三四天缩短到了一天以内效率提升了至少百分之六十以上而且数据准确性几乎百分百不会再出现对不上的情况了。上线三个月之后吴经理跟我说客户满意度评分平均提高了零点二分左右因为预约准了等待少了体验顺畅了员工满意度也高了因为算提成清楚了不用再为几块钱扯皮了整个门店的运营氛围都变好了。
总结
这个案例给我的启示是对于服务行业来说预约管理和财务对账这两件事虽然看起来不起眼但是日常消耗的时间和精力是非常巨大的如果能通过系统化工具来解决的话释放出来的效能是非常可观的。福州本地美容美发行业竞争很激烈如果你也在经营类似门店还被预约混乱和对账痛苦折磨着的话真心建议你上一个预约管理系统早做早解脱晚做晚受罪这笔投资绝对物超所值的。