福州晋安区有一家做了十来年的食品配送公司叫鲜达配送老板郑哥跟我抱怨说他们公司现在用了好多套系统财务用的是金蝶仓库用的是管家婆销售用的是CRM配送调度用的又是另外一套系统每套系统都是不同时间买的不同的供应商做的结果就是数据完全不互通。每次月底对账财务小姐姐要人工把四五个系统的导出数据在Excel里面拼来拼去拼错好几次了而且一旦某个系统出了问题找原来的供应商来修响应慢得要死有时候等了两三天都没人来处理严重影响日常运营郑哥说真的头疼死了。
系统对接到底难在哪里
郑哥的情况其实在福州中小企业里面特别普遍我估计至少一半以上的本地企业都或多或少存在这个数据孤岛的问题原因也很好理解每个部门在每个时间点的需求不一样采购系统的时候都是各自为政只顾解决自己眼前的问题没有人从全局的角度去统筹规划。再加上不同供应商用的技术架构数据库接口标准都不一样要把它们打通确实有技术难度不是简单的复制粘贴就能搞定的需要专业的开发人员来做接口开发和数据映射。
还有一个很大的障碍是很多小型软件供应商本身就没有开放接口的意识或者能力他们的系统就是闭源的你想要对接数据对不起要么加钱买他们的API接口要么就自己想办法爬数据或者导出导入来折腾。福州台江区有一家贸易公司更夸张他们用了七套不同的系统老板自己都说不全每次IT人员离职新来的都要摸索好久才能搞清楚公司的系统架构真的是一团乱麻非常低效和混乱。
怎么一步步解决系统对接和维护问题
第一步是做一次全面的系统审计把你公司目前所有在用的系统列个清单每一套的功能是什么数据有哪些谁在用供应商是谁联系方式是什么合同到期日是什么时候维护响应承诺是什么全部整理成一张表做到心中有数。第二步是确定对接的优先级不是所有系统都需要马上对接的挑出那两三套数据交互最频繁影响最大的先做对接其他的可以后面再逐步推进不要试图一口吃成个胖子。
第三步是找技术实施方案有两种路线一种是找原厂商来做对接如果他们有能力有意愿的话这是最稳妥的一种因为他们最了解自己系统的架构和数据结构。另一种是找第三方中立的技术服务商来做对接这种方式的好处是不受制于任何一家原厂商而且可以同时协调多方但是需要你自己有一定的技术辨别能力来判断方案合不合理。第四步也是最重要的一步是要建立长期的运维机制不管是签了长期维保协议还是培养了内部的IT人员一定要确保出了问题有人能及时响应和处理不能每次都临时抱佛脚。
总结
总之系统对接和维护这件事情看起来很技术化很复杂但是只要你有清晰的规划和执行的步骤一步一步来是可以解决的。福州的企业主们如果你也被多套系统不通的问题困扰着我建议你从这个月开始先做个系统盘点不需要花多少钱但是能让你对自己的信息化现状有一个清醒的认识这是解决问题的第一步也是最关键的一步。